JOB DESCRIPTION PENGURUS

Menyelenggarakan Rapat Pengurus

Masing-masing posisi di pengurus mempunyai peran yang berbeda saat rapat pengurus. Biasanya susunan posisi di pengurus adalah sebagai berikut:

Jabatan	Peran/Tugas
Ketua Umum	Memimpin rapat Menyampaikan agenda rapat Menjelaskan tujuan rapat Memusyawarahkan permasalahan dan rencana kerjanya
Wakil Ketua I	Melaporkan kondisi dan penanganan organisasi dan keangotaan koperasi, misalnya konflik antar anggota.
Wakil Ketua II	Melaporkan keadaan dan penanganan usaha koperasi, misalnya mengajukan usulan pengembangan atau penggabungan kegiatan usaha
Sekretaris	Mencatat risalah rapat pengurus
Bendahara	Melaporkan kondisi dan penanganan pengelolaan keuangan koperasi secara periodik

Agenda dan Risalah Rapat Pengurus

Berikut ini adalah saran untuk agenda dan risalah rapat pengurus. Agenda dan risalah rapat di bawah ini harus dipahami sebagai agenda yang sedikitnya memuat kegiatan yang harus ada, artinya dapat ditambahkan pula hal-hal lain, tergantung situasi di koperasi.

Agenda

1. Pembukaan singkat oleh ketua pengurus.
2. Pembacaan dan pengesahan agenda rapat.
3. Pembacaan risalah rapat yang lalu dan tindak lanjut keputusan yang dibuat pada rapat yang lalu.
4. Penyampaian laporan keuangan koperasi oleh bendahara.
5. Hal-hal yang akan diputuskan dalam rapat. Hal ini harus dijelaskan sebelum rapat berlangsung.
6. Pembacaan dan penandatanganan risalah rapat.
7. Penutupan.

Risalah Rapat

Pencatat risalah rapat biasanya sekretaris pengurus. Namun pengurus bisa saja menunjuk orang lain untuk mencatat risalah rapat pengurus. Risalah rapat biasanya dicatat pada sebuah buku khusus untuk pencatatan risalah rapat.

Berikut ini saran untuk membuat suatu risalah rapat:

1. Risalah rapat harus mencantumkan tanggal pelaksanaan rapat.
2. Risalah rapat harus memuat daftar peserta yang menghadiri rapat, yang tidak dan yang terlambat. Untuk yang terlambat bisa dibuat catatan dalam risalah rapat kapan peserta itu datang. Hal ini untuk mengetahui pada sesi mana peserta tersebut berperan serta dalam rapat.
3. Risalah rapat harus memuat hal-hal yang sama dengan yang tercantum dalam agenda rapat.
4. Pada setiap poin harus dicantumkan keputusan-keputusan yang dibuat oleh pengurus. Risalah rapat tidak perlu panjang lebar, namun harus memuat keputusan-keputusan yang dibuat, siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan keputusan tersebut, dan kapan keputusan tersebut harus dilaksanakan.
5. Jika ada anggota pengurus yang menginginkan pendapatnya dicantumkan dalam risalah rapat, maka hal itu dapat dilakukan.
6. Di penghujung rapat, risalah rapat harus dibacakan agar semua orang dapat mengetahui dan mengeceknya.
7. Setelah dibacakan, risalah rapat itu kemudian harus ditandatangani oleh anggota pengurus untuk menunjukkan bahwa mereka menerima risalah rapat yang telah dibuat.

Pada pembukaan rapat berikutnya, risalah rapat itu harus dibacakan kembali untuk mengetahui apakah keputusan yang dibuat telah dilaksanakan atau belum.

Sebelum, Selama dan Sesudah Rapat Pengurus

Agar rapat pengurus berjalan dengan baik, efisien, dan pengurus bisa membuat keputusan-keputusan dengan baik, maka diperlukan suatu persiapan.

Seringkali anggota pengurus tidak tahu bagaimana mempersiapkan diri menghadapi rapat pengurus. Mereka datang menghadiri rapat pengurus tanpa persiapan. Mereka bahkan tidak tahu keputusan apa yang harus mereka ambil pada saat rapat, sehingga rapat menjadi tidak efisien.

Sebelum Rapat Dimulai

Semua anggota pengurus harus mempersiapkan diri untuk menghadapi rapat pengurus. Ketua pengurus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rapat, dan sekretaris membantu ketua dalam pelaksanaan tanggung jawabnya.

Ketua pengurus harus memastikan agenda rapat sebagaimana tersebut di atas dibagikan kepada semua anggota pengurus sebelum rapat berlangsung. Selain hal-hal tersebut di atas, ketua pengurus dapat mempertimbangkan untuk mencantumkan hal-hal lain dalam agenda rapat, dan di awal rapat ketua pengurus harus memberitahukan hal tersebut. Hal-hal tersebut biasanya yang berkenaan dengan:

1. Informasi untuk anggota pengurus.
2. Tukar pendapat dan diskusi.
3. Diskusi dan pengambilan keputusan.

Jika ada keputusan-keputusan yang akan dibuat pada saat rapat, maka informasi tersebut harus dicantumkan dalam agenda pada saat agenda tersebut dibagikan.

Jika ada orang lain yang akan diundang selain anggota pengurus karena yang bersangkutan harus menginformasikan beberapa permasalahan kepada pengurus, maka pengurus harus sudah mengetahuinya sebelum rapat berlangsung.

Sebelum rapat, ketua pengurus harus :

1. Mengetahui anggaran dasar koperasinya.
2. Mempersiapkan agenda rapat, memeriksa risalah rapat yang lalu, dan memastikan apakah keputusan-keputusan rapat tersebut sudah dilaksanakan atau belum.
3. Memastikan semua anggota pengurus mendapatkan agenda rapat sebelum rapat dimulai, kalau mungkin seminggu sebelum rapat dimulai.
4. Memastikan semua hal dalam agenda dijelaskan sejelas-jelasnya, sehingga anggota pengurus mengerti alasan mengapa hal-hal tersebut diangkat dalam rapat.
5. Mempertimbangkan waktu yang diperlukan untuk pembahasan masing-masing hal, dan jalannya rapat secara keseluruhan.
6. Merencanakan hal-hal terpenting untuk didiskusikan di awal rapat, dan hal-hal yang tidak begitu penting dibahas di akhir rapat.
7. Sebelum rapat, anggota pengurus harus :
8. Mengetahui anggaran dasar koperasi.
9. Membaca agenda rapat sebelum rapat dimulai, dan mempersiapkan solusi untuk masing-masing hal dalam agenda tersebut.
10. Jika ingin mengetahui lebih banyak mengenai hal-hal dalam agenda tersebut, bisa mendapatkan informasi sebelum rapat berlangsung, atau mendiskusikannya dengan anggota koperasi lainnya.

Biasanya ketua pengurus yang menjadi pimpinan rapat, namun pengurus dapat juga menunjuk anggota pengurus lainnya untuk memimpin rapat, atau bergantian memimpin rapat.

Selama Rapat Berlangsung

Rapat pengurus diadakan untuk menghasilkan keputusan-keputusan guna kepentingan koperasi. Anggota pengurus dipilih karena mereka mendapat kepercayaan dari anggota koperasi untuk membuat keputusan-keputusan terbaik demi masa depan koperasi. Agar dapat membuat keputusan-keputusan yang baik maka semua anggota pengurus harus aktif berpartisipasi dalam diskusi-diskusi selama rapat.

Selama rapat, ketua pengurus harus :

1. Membuka rapat dengan menyampaikan sambutan singkat, serta menjelaskan secara ringkas agenda rapat.
2. Memastikan ada pencatat risalah rapat.
3. Memprioritaskan hal-hal penting untuk didiskusikan di awal rapat.
4. Menindaklanjuti keputusan-keputusan yang dibuat pada saat rapat yang lalu, membacakan risalah rapat yang lalu.
5. Memastikan semua anggota pengurus menyampaikan pendapatnya, dan tidak ada satu orang saja yang mendominasi jalannya rapat.
6. Memastikan anggota pengurus mengikuti hal-hal yang sedang dibahas.
7. Memastikan risalah rapat dibuat serta dibacakan di akhir rapat dan ditandatangani oleh semua anggota pengurus.
8. Membuat kesimpulan untuk tiap poin-poin diskusi. Jika ada anggota pengurus yang tidak setuju, maka ketua pengurus dapat mengadakan pemungutan suara.
9. Memastikan pencatat risalah rapat atau moderator membacakan risalah rapat dan semua peserta menandatangani risalah rapat tersebut untuk menunjukkan bahwa semua anggota setuju bagaimana keputusan tersebut harus dilaksanakan. Juga perlu diputuskan siapa yang bertanggung jawab melaksanakan keputusan-keputusan yang dibuat, dan menuliskan nama orang yang mengajukan keputusan tersebut pada risalah rapat.

Selama rapat, anggota pengurus harus :

1. Sudah mempersiapkan apa yang akan disampaikan berkenaan dengan hal-hal yang tercantum dalam agenda rapat.
2. Membantu menghasilkan keputusan-keputusan terbaik untuk koperasi.
3. Mengemukakan pendapatnya pada saat rapat.
4. Tidak terlalu lama bicara, tetapi cukup singkat dan jelas.
5. Secara aktif mendengarkan saat anggota pengurus lain berbicara.

Setelah Rapat Selesai

Keputusan rapat harus dilaksanakan. Anggota pengurus yang bertanggung jawab melaksanakan keputusan yang dibuat pada saat rapat harus mengerti bahwa mereka akan diminta pertanggungjawabannya pada saat rapat berikutnya.

Setelah rapat, Ketua pengurus harus :

1. Memastikan keputusan rapat dilaksanakan oleh anggota pengurus yang bertanggung jawab untuk itu, atau oleh ketua pengurus.
2. Memastikan organisasi, pejabat, dan orang-orang yang terkait diberi informasi mengenai keputusan yang diambil pada saat rapat.
3. Merencanakan pelaksanaan rapat berikutnya, dan menindaklanjuti keputusan-keputusan yang dibuat pada saat rapat yang lalu.
4. Setelah rapat, anggota pengurus harus :
5. Jika anda bertanggung jawab melaksanakan keputusan rapat, maka Anda harus melaksanakannya dengan baik. Berikan umpan balik kepada pengurus lain pada rapat berikutnya. Jika Anda punya masalah, maka diskusikanlah dengan ketua pengurus.
6. Patuhilah keputusan yang telah dibuat walaupun Anda tidak setuju.
7. Jika ada hal yang ingin Anda ajukan pada rapat yang akan datang, maka beritahukan kepada ketua pengurus tentang hal itu. Kemudian ketua pengurus akan mencantumkannya pada agenda untuk rapat yang akan datang.

Posted in: